Эффективное планирование — ключ к успеху организации мероприятия

Организация встреч и участие в публичных мероприятиях — важные аспекты современных бизнес-коммуникаций, которые не стоит игнорировать. Для стартапов и мелких бизнесов это может стать ступенькой к взлету. Например, вас могут заметить более крупные игроки рынка. Также публичные ивенты незаменимы в обмене знаний, поиске партнеров, продвижении продуктов и развлечении.

Сегодня мероприятия представляют собой не только место для обмена знаниями и опытом, но и мощный инструмент продвижения продуктов и бренда. Это могут быть конференции и форумы для специалистов, встречи с успешными топ-менеджерами для перенимания опыта, саммиты, выставки и промо-акции, где демонстрируют товары или услуги, выходящие на рынок. Не стоит забывать об ивент-мероприятиях и концертах, которые стали отдельной сферой бизнеса.

Первый шаг поможет решить, будет ли ваше мероприятие оффлайн или пройдет в интернете. Обратите внимание, что онлайн встречи дают возможность охватить и привлечь больше лидов, так как не зависят от географии участников.

Второй шаг — четко определить цели и задачи ивента. Это может быть продвижение услуг, поиск партнеров, ярмарка вакансий или просто развлечение. Мы остановимся на бизнес-встречах, так как концерты, спектакли и выставки имеют абсолютно другой смысл.

Третьим шагом важно понять свою целевую аудиторию. Кто это? Какие у них интересы и потребности? Что их беспокоит, а что приносит удовольствие? Как и чем вы можете облегчить им жизнь?

Чтобы разработать эффективную стратегию привлечения и составить план организации мероприятия, необходимо определиться с форматом.

Чтобы разработать эффективную стратегию привлечения и составить план организации мероприятия, важно определиться с форматом. От этого будет зависеть абсолютно все.
Что использовать — оффлайн ресурсы или онлайн? Мы считаем, что онлайн встречи имеют высокую эффективность и более выгодны для организаторов в плане расходов и трудозатрат.

Наше мнение подкрепляют исследования, проведенные на основе опросов участников и организаторов мероприятий на платформе Airmeet:

• 92% респондентов оценивают опыт онлайн-мероприятий как очень успешный.
• 79% организаторов мероприятий утверждают, что получили новые возможности от виртуальных мероприятий по сравнению с оффлайн событиями.
• 66% говорят, что онлайн встречи обеспечили более высокую рентабельность инвестиций, чем физические.

Кроме онлайн мероприятий сейчас в трендах гибридные события, где возможно и физическое, и виртуальное участие. По итогам опросов, 90% организаторов мероприятий считают, что онлайн вытеснит физические встречи полностью и к 2025 году все масштабные мероприятия станут гибридными или виртуальными.

Опросы, проведенные платформой Airmeet среди организаторов мероприятий, подтверждают, что главными преимуществами стали:

• увеличение количества регистраций на мероприятия (36%),
• повышение рентабельности инвестиций (26%),
• рост вовлеченности посетителей на 25%

Исследования и опыт организаторов указывают на значительные преимущества онлайн мероприятий, такие как экономичность, широкая географическая доступность и повышение эффективности, что делает их предпочтительным форматом событий с перспективой полного вытеснения оффлайн мероприятий в ближайшие годы.

Вам нужны миллионы посетителей или достаточно мамы и кота? Давайте подумаем, как связаны бесплатный вход и посещаемость. На первый взгляд, кажется, что свободное посещение привлечет больше участников. Но тут есть нюансы.

• Во-первых, отсутствие платы может привлечь не совсем качественную аудиторию, грубо говоря, халявщиков и случайных людей.
• Во-вторых, если вы планируете дать пользу, то посетители ее просто могут не оценить. Здесь срабатывает психологический фактор, что если бесплатно, то, значит, и не ценно.

Прежде, чем принять решение о стоимости вашего ивента, подумайте, чего вы хотите достичь. Если это дегустация нового продукта или пиар-тур недавно вышедшей книги, то широкий охват будет полезен. Значит, свободный вход будет плюсом, так как он способствует максимальной посещаемости.

В случаях, не связанных с желанием получить огласку, отсутствие платы может сделать отношение участников к событию более легкомысленным.
Продажа входных билетов (или внедрение любого другого вида платного участия) обеспечивает посетителей повышенной мотивацией и заинтересованностью в событии.

Для привлечения максимального количества человек, необязательно делать вход бесплатным и задаривать участников подарками или приглашать популярных артистов попеть в фойе на кофе брейках. Важно донести ценность мероприятия доступным языком до каждого. Покажите участникам, как ваше мероприятие поможет им решить проблемы, получить новые знания или контакты. Выбирайте тематику, которая заинтересует большинство вашей аудитории.

Итак, приготовления закончены, и вашему мероприятию дан старт.
Не забывайте поддерживать позитивное эмоциональное состояние участников, используя мотивационные методы. Эффективная коммуникация с использованием социальных сетей и мессенджеров также способствует удержанию интереса.

Привлечение лидов — это основная цель любого события. Оценивайте результаты и работайте над улучшением конверсии. Поддерживайте активное сообщество вокруг мероприятия, чтобы удержать участников и обеспечить их участие в будущем.

Мы не откроем Америки, если скажем, что афиши на столбах и аудио реклама в метро — вчерашний день. Продвижение событий в интернете — самый эффективный способ собрать подходящую аудиторию.
Если вы хорошо проработаете свою целевую аудиторию, то сможете адресно достучаться до нужных вам людей, игнорируя тех, кому предложение неинтересно.

По поиску и анализу целевой аудитории написаны сотни статей с советами, чек-листами, обзорами различных способов и сервисов. Несмотря на то, что такая работа требует времени и определенных знаний и опыта, вы можете делегировать данный этап маркетинговым агентствам или отдельным специалистам. Так вы получите качественный результат и сэкономите себе время и силы, чтобы заняться другими, не менее важными задачами.

Наше агентство может взять на себя заботы по анализу и поиску целевой аудитории. Мы работаем и с российским сегментом, и с зарубежными участниками. Наши специалисты рекомендуют использовать популярные соцсети для привлечения наибольшего количества участников. Для узких направлений или мероприятий, нацеленных на зарубежные рынки, мы рекомендуем использовать продвижение в Linkedin и Telegram.

Мы разработали специального бота, который совершенно легально входит в контакт с пользователями Linkedin и устанавливает первичную коммуникацию. Затем уже в дело включаются менеджеры и доводят пользователя до целевого действия. Такой способ позволяет экономить время и силы на первичном поиске и попытках начать переписку.

Что касается российского сегмента, то эффективным способом продвижения мероприятий помимо поисковой рекламы и соцсетей является телеграм. У нас есть кейс по набору участников спортивных соревнований в оффлайн среди читателей телеграм каналов. Мы использовали рекламу в Telegram Ads, настраиваясь на подписчиков конкурентов. Такая идея оказалась эффективной и полностью оправдала возложенные на нее ожидания (ссылка на кейс).

За последние два года ивент-индустрия претерпела кардинальную трансформацию. Можно смело утверждать, что переход в онлайн состоялся и мы почти достигли берега. Важно не упустить момент и адаптироваться в новых реалиях.